Американский Наблюдатель (yostrov) wrote,
Американский Наблюдатель
yostrov

9 правил электронной переписки от главы Google

Оригинал взят у 1way_to_english в 9 правил электронной переписки от главы Google
9 правил электронной переписки от главы Google

1. Отвечать быстро. На одних людей можно надеяться: они быстро отвечают на письма. А другие - нет. Стремитесь быть одним из первых. Большинство самых блестящих, и самых занятых, профессионалов быстро реагируют на письма, причем на любые письма, а не только от нескольких избранных. Это задает позитивную обратную связь: ваши коллеги будут более охотно подключать вас к важным дискуссиям и решениям, и подобная быстрая реакция подкрепляет "плоскую", меритократическую культуру в компании. Ответы могут быть короткими. Наш любимый — "ясно". И когда вы уверены в своей способности отвечать быстро, вы можете также рассказать людям, что именно означает отсутствие ответа. В нашем случае это обычно "ясно, продолжайте". А вот у большинства людей отсутствие ответа означает: "У меня полно всего, и я не знаю, когда я доберусь до вашего письма (доберусь ли вообще?), так что если вам нужна обратная связь, поболтайтесь еще в этой пустоте. И еще вы мне не нравитесь".

2. В email важно каждое слово, а бессмысленная проза не нужна. Выражайтесь четко, ясно обозначайте проблемы. Это требует обычно больше времени. Приходитсяписать черновик, затем пройтись по нему и удалить все лишние слова. В большинстве писем полно моментов, которые люди пропускают.

3. Постоянно очищайте папку "Входящие". Сколько времени вы проводите, разглядывая свой ящик и пытаясь понять, на какое письмо ответить сначала? Сколько времени вы проводите, открывая и читая письма, которые вы уже читали, но на которые не стали сразу отвечать? Все это время уходит впустую.

Когда вы открываете новое письмо, есть несколько вариантов: прочесть немного и понять, что читать дальше не стоит; прочесть и сразу отреагировать; прочесть и отреагировать позже; прочесть позже. Сразу сделайте выбор, но лучше из двух первых вариантов. Если вы прочли письмо и знаете, что надо сделать, сразу сделайте это. Иначе вы обрекаете себя на перечитывание.

Если вы делаете все это правильно, ваш почтовый ящик превращается в список самых сложных вопросов, тем, которые требуют размышления (помечайте их "к исполнению" или звездочкой), плюс немного несрочных писем на прочтение потом). Чтобы все письма не переплывали в папку "к исполнению", нужно каждый день расправляться со всем, что попадает туда. Это хорошее занятие на вечер. Надо стараться свести список к нулю или, по крайней мере, не более чем до пяти пунктов.

4. Сначала читайте последние письма. Порой о чем-то более старом позаботится кто-то еще...

5. Помните, вы - маршрутизатор. Получив письмо с полезной информацией, подумайте, кому еще она может быть полезна. В конце дня мысленно пробегитесь по полученным письмам и спросите себя: "Что мне следовало бы переслать кому-то?"

6. Осторожнее со скрытыми копиями! Обычно это означает, что вы пытаетесь что-то скрыть, а это вредно и в прозрачной корпоративной культуре может быть рискованно. Ставьте человека в копию явно или не ставьте вовсе. Единственный случай, когда это может пригодиться — если вы кого-то удаляете из переписки. Нажимая «ответить всем» в длинной переписке, перенесите людей, которым это больше не важно, в поле bcc, и обозначьте это прямо в тексте письма. Им будет приятно.

7. Не кричите. Если чувствуете нужду покричать, сделайте это лично. В электронном виде это СЛИШКОМ ПРОСТО.

8. Упростите себе отслеживание писем. Когда вы посылаете кому-то письмо с заданием, которое хотите отследить, поставьте себя в копию, а потом пометьте это письмо. Тогда будет легко найти и проверить дела, которые еще не сделаны. Просто перешлите изначальное письмо с вопросом: "Уже сделано?"

9. Помогите себе в будущем с поиском. Если вы получаете письмо, которое, возможно, надо будет вспомнить потом, перешлите его себе с несколькими ключевыми словами, описывающими его. Спросите себя: "Как я буду искать это письмо потом?" Это удобно не только для писем, но и для ценных документов. Джонатан сканирует семейные паспорта, водительские права и страховки и отправляет их себе письмом с ключевыми словами. Если во время поездки что-то из них потеряется, копию легко найти в почте. (с) из книги "How Google Works" от председателя совета директоров Google, бывшего CEO компании Эрика Шмидта и бывшего вице-президента по продуктам Джонатана Розенберга, источник
Tags: Перепост
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 3 comments